2月中旬，廣州港集團(tuán)開展2022年檔案檢查評(píng)估工作，集團(tuán)公司作為廣州港集團(tuán)旗下合資單位代表首次納入檢查評(píng)估范圍，經(jīng)過現(xiàn)場(chǎng)檢查和綜合評(píng)估，集團(tuán)公司獲檔案評(píng)估優(yōu)秀單位，檔案員梁惠芬獲“優(yōu)秀檔案管理員”稱號(hào)。
完善機(jī)構(gòu)，健全制度，全力實(shí)施
集團(tuán)公司成立于1953年，在過去70年發(fā)展歷程中，因檔案存放條件、存放標(biāo)準(zhǔn)等種種原因，導(dǎo)致一直以來沒有形成集中、規(guī)范的檔案管理。2018年11月，廣州港股份入股中山港航以來，在股東單位的大力支持下，著手推動(dòng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)相關(guān)工作，健全檔案管理組織架構(gòu)，設(shè)置專職檔案員，制定檔案管理規(guī)章制度和各類別檔案歸集操作指引。經(jīng)過三年多的努力，集團(tuán)公司按照上級(jí)股東檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化指引，快速搭建檔案管理架構(gòu)，規(guī)范配置檔案庫房，做好各門類檔案收集整理，著力解決歷史遺留問題，檔案管理水平實(shí)現(xiàn)較大提升，充分展現(xiàn)了國有控股企業(yè)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理模式。
加大投入，強(qiáng)化基建，落實(shí)“八防”
近兩年來，集團(tuán)公司加大檔案工作的專項(xiàng)投入，2021年以專業(yè)檔案室標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)綜合檔案室，庫藏1953年至2021年文書、科技、聲像、實(shí)物等檔案資料。2022年再次投入建成憑證專用檔案室，耗時(shí)兩個(gè)月把2010年至2020年集團(tuán)公司及下屬15家基層公司7000多卷會(huì)計(jì)憑證安全轉(zhuǎn)移，科學(xué)上架，切實(shí)改善了會(huì)計(jì)憑證資料的儲(chǔ)存條件。目前集團(tuán)公司檔案室面積約159平方米，其中庫房面積約146平方米，查閱室面積約13平方米，配備檔案柜146個(gè)，配有防火、防盜、防光、防蟲、控溫、控濕等硬件設(shè)施，達(dá)到符合檔案管理“八防”要求。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案庫房筑牢了檔案安全防線，是促進(jìn)檔案綜合管理的基石。
全面收集，科學(xué)分類，系統(tǒng)整理
集團(tuán)公司以規(guī)范整理歷史檔案資料為檔案工作重點(diǎn)，著力解決檔案歷史遺留問題，落實(shí)檔案的統(tǒng)一管理，全面收集、整理、清點(diǎn)歷史文件材料，合理分類，系統(tǒng)整理、立卷歸檔、制作索引，形成文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物檔案、編研材料、電子檔案，現(xiàn)檔案庫藏共7924卷13851件，編有檔案目錄18本，排架長(zhǎng)度531.26米。同時(shí)大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，深化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在紙質(zhì)檔案歸檔的基礎(chǔ)上，落實(shí)各類檔案信息著錄工作，完成檔案信息錄入14731條，切實(shí)建立了檔案數(shù)據(jù)庫。
目前，集團(tuán)公司檔案綜合管理已步入正軌，下一階段將進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，將檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理覆蓋到集團(tuán)公司下屬各單位，加強(qiáng)對(duì)基層公司的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、檢查督促、考核評(píng)估，把經(jīng)驗(yàn)作法逐步推廣，推動(dòng)檔案綜合管理推向一個(gè)新的階段。
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